Требования к оформлению делового письма


Письменная деловая речь в наиболее полной форме реализует себя в деловом письме. Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.
е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей организации, но и помешать реализации крупных коммерческих и политических проектов.
Написание делового письма — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо — один из залогов успеха вашего дела.
Для написания такого письма обычно используется фирменный бланк с логотипом коммерческой (политической) организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.
Деловые письма печатаются на компьютере на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора-два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.
В правом верхнем углу под адресом организации, направляющей письмо, ставится дата его отправления. Принятое у нас сокращение дат типа 20.V.2007 или 20.05.2007 в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год (например: 20 мая 2007 года).
Для того чтобы письмо дошло до адресата, нужно выяснить полные адреса ваших предполагаемых получателей корреспонденции. В отличие от российской практики во всем мире сначала пишут “кому”, а затем “куда”. Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.
Затем пишется вежливое обращение. Необходимо написать фамилию адресата с инициалами: вначале пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из следующих сокращений: “Г-ну” (“Господину”) “Г-же” (“Госпоже”) или “Г-дам” (“Господам”). После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.
Если это не первое письмо к вашему партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.
Если же вы пишете предполагаемому партнеру впервые, необходимо начать с представления своей организации, описания ее целей и задач, которые она ставит перед собой в сфере международной деятельности.
Еще лучше послать буклет с подробной информацией об этом. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть написан на языке принимающей корреспонденцию стороны или на английском языке.
Что касается конвертов, то можно обойтись стандартными для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные бизнесмены и политики имеют свои конверты, на которых в сокращенном виде повторяются те же сведения, что и на бланке. Использование фирменного конверта не только поднимет престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес.
Вторая позиция адреса — должность вашего адресата. Ее указывают для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель. Если вы хотите сохранить в тайне содержание письма, после фамилии лучше указать: private (реrsonal, соnfidential), что означает “лично”.
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого надо поставить ‘^е:” (“Referenсе”), русский эквивалент — “касательно”. Например, ‘^е: В ответ на ваш телекс от...”. Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Далее следует текст письма, отражающий его содержание.
Заканчивается письмо обычно комплиментом, т. е. вежливой формулой. Эти формулы меняются в зависимости от характера переписки. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент “Весьма искренне Ваш”. В других случаях употребляется комплимент “Искренне Ваш”. Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: “Примите мои наилучшие пожелания”, “С наилучшими пожеланиями” и т. п.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись тоже ставится с левой. Фамилия подписывающего письмо печатается на компьютере под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на компьютере, — 2-2,5 см.
Если после написания письма надо срочно сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P.S. (постскриптум) и подписывается необходимая информация.
Желательно по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.
Когда к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова “Приложение”.
Указание на рассылку копий занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. 
<< | >>
Источник: Измайлова М. А.. Деловое общение: Учебное пособие. 2008

Еще по теме Требования к оформлению делового письма:

  1. 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
  2. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО В УСЛОВИЯХ УНИФИКАЦИИ
  3. Основные разновидности делового письма
  4. Т е м а 9. Деловое письмо
  5. ГЛАВА 6 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
  6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  7. 6.2. Требования к оформлению аваля
  8. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОТЧЕТА
  9. Требования к оформлению решений
  10. 5.2. Требования к оформлению акцепта
  11. Требования к оформлению текста проекта стандарта
  12. 9.1. Требования к оформлению счетов-фактур
  13. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ
  14. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
  15. 4-3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛОВ